基于大数据技术与办公自动化系统应用的电子公文归档讨论

来源：SCI期刊网分类：电子论文时间：2022-04-14 09:43 热度：

　　一、电子政务系统、大数据技术与档案信息化管理的关系

　　电子政务系统、办公自动化系统以其高效、规范、透明的优点早已广泛应用于各级政府机关中。同时，由于档案工作主要在组织机构内部进行，通过组织机构内部的电子政务系统主要是办公自动化系统(Office Automation System，以下简称 OA 系统) 产生的电子公文成为档案管理的重点对象。

　　在电子政务文件中，无论是以办公自动化系统为平台的公文制作和流转自动化，或是机构之间公文传输自动化，还是文件归档后的管理自动化，其中产生的海量电子文档信息都是丰富的数据资源，开发得当可发挥辅助决策、科学研究价值，而大数据技术则为分析与应用“沉睡”的档案资源提供了全新的方法与途径。电子政务文件、大数据技术与档案管理的关系是，电子政务文件是档案的载体及来源，大数据技术是档案数据的分析工具及应用途径，而档案工作对电子政务文件与大数据技术提出文件管理要求，三者相辅相成、相互规范，为办公自动化带来更高的效率与更优质的产出。

　　电子政务文件并不等同于机构的档案文件，要更好更准确地应用大数据技术进行档案管理，必须对电子政务文件归档问题加以明确。

　　二、OA 系统是控制电子公文规范归档的关键

　　OA 系统的应用使档案管理由传统的事后管理变为适时管理，甚至是全程管理、超前管理。OA 系统的应用使人们对电子政务文件从产生到办结过程的监控管理能力大大增强，尤其是归档后应用大数据技术结合档案管理进行分析的情况下，OA 系统的归档设计是电子文档的原始性、真实性、可靠性、完整性和准确性的关口与保证。OA 系统是电子政务文件归档过程中至关重要的衔接环节。原因分析如下：

　　1.各级政府机关单位电子政务系统的限制。现行的电子政务系统间存在着“信息孤岛”，各政府部门间的电子系统并不互通，各电子政务系统并不开放端口，这就决定了收文单位在获取电子公文后需在组织机构内部的 OA 系统中重新录入电子公文信息并流转。从电子公文归档流程来说，是无法直接从政府的电子政务系统开始进行管理的，实际工作中的电子公文档案管理始于组织机构内部的 OA 系统。

　　2.档案管理软件单机系统的限制。电子公文的归档目前主要有三种软件，即单机版软件、网络版软件及无专业档案管理软件。考虑软件的档案管理专业程度、电子公文归档规范要求、应用成本，单机版软件是当前档案信息化管理的主流。然而单机版档案管理软件并不具备办理流转电子公文的功能，这一过程是通过组织机构内部的 OA 系统完成的。因此，需通过建立系统接口将 OA 系统与档案系统连接起来，从而将 OA 系统中收集的电子公文原始档案信息导入档案管理软件中，即在 OA 系统中完成公文产生、录入、流转、办理、办结等程序，需进行电子公文归档时，将 OA 系统中的元数据，电子公文和电子档案内容、结构、背景和管理过程数据，同步到专业的档案管理软件中再进行登记、分类、编号等。可见，组织机构 OA 系统的专业完善是电子公文档案实现前端控制的重点与核心所在。

　　3.国家对电子公文档案归档的规范要求。国家档案管理办法对电子文件的归档有着明确要求，元数据必须与电子公文档案一同归档，归档时还需对电子档案进行真实性、完整性、可用性、安全性检验。电子文件形式载体的特殊性，决定了在前端控制过程即 OA 系统流转过程中必须保证电子文件未被损坏、遗漏和篡改，文件齐全、完整、可读、可用、没有感染病毒，元数据可正常读取、访问。在功能设计上， OA 系统需具备全程管理、安全保密、权限分明、格式统一的特点。

　　三、OA 系统电子公文在线归档功能的设计原则

　　1.OA 系统与档案管理系统间的互联互通。从软件操作系统上看，OA 系统是组织机构内部局域网使用的多人操作、数据统一的网络系统;档案管理系统为单机版软件，只能在单个计算机上运行，数据只能专机专用。二者是两套独立运行的操作系统。要保证电子档案在 OA 系统中完成预归档步骤时移交信息的真实、可靠、原始，就必须建立系统接口，实现 OA 系统中收集的归档信息与档案管理系统间的数据传递，保证 OA 系统与档案管理系统间的互联互通。

　　2.OA 系统电子公文在线归档的标准化建设。

　　(1) 工作流程的标准化。 OA 系统与档案管理系统是两个既独立又相互联系的系统。从整个档案管理与利用的最终目的分析，主要由文书处理、文件管理和档案管理三个相对独立又相互关联的模块组成，因三者用于数据处理的软件载体侧重不同，在流程设计上必须将各个业务环节有机合理地连接在一起，并且为彼此协作提供技术准则，使整个电子公文处理过程成为一个标准化的封闭环，以满足后期进行大数据分析和对数据收集来源进行可靠性追溯的要求。

　　(2) 数据资料的标准化。它包括两方面内容：数据格式标准化与数据体系标准化。数据格式标准化是由于现行电子公文形式多样 (如文本、图片、演示文稿、视频、音频等)，每种形式的电子格式多样，如文本格式现行通用的办公格式就有 doc、 docx、 txt、 wps、ceb、pdf 等多达数十种格式，在归档时必须强制将其转化为标准化的保存格式，以便后期的档案管理、数据分析与深入编研等工作。体系标准化要求将 OA 系统中所收集到的信息按照一定的逻辑联系组成科学的有机整体，通过信息资源整合建立数据库，数据形式必须为可被计算机读取并分析的格式，为后期大数据分析与云计算奠定基础。

　　(3) 强化归档电子文件的前端控制。OA 系统是电子公文的处理平台，也是电子档案前端控制的对象，OA 系统的功能设计必须体现电子公文归档的要求与内容。首先，电子公文在 OA 系统流转时，需对文件的内容、结构、背景、版本、生产环境、存在状态等各方面信息进行采集、保存和整理，同时对文件形成、流转过程中的收文、发文、会签及其他处理过程方面的信息进行实时追加。这些内容均包含在电子文件档案元数据的范围之内，是电子档案原始性的体现。其次，在 OA 系统中规范电子档案归档前的必要步骤，电子档案与纸质档案一样在归档前应进行收集、筛选、整理、鉴定、分类、编目等工作环节。再次，为了保证组织机构档案的完整与准确，还可以设计预归档、提前鉴定与鉴别、提前进行电子档案检验等环节。

　　(4) 电子公文的安全与保密性设计。为了保证公文不被恶意篡改与外传，需要对电子公文的公开、保密程度及安全性进行保护。在保密性上， OA 系统需设置流转过程中文件处理的保密权限，如查看标题、查看内容、修改内容的级别，非业务办理部门不得随意修改文件等。电子公文预归档后，对归档内容，如目录、分类等的修改权限进行分级。在安全性上，OA 系统需要对机构认证、人员准入、电子签字等进行范围限制;在软硬件层面则需要对系统的安全、档案数据的备份、防病毒措施、终端保护作出要求。

　　相关期刊推荐：《办公自动化》(半月刊)创刊于1995年，是由中国科学技术协会主管的、中国仪器仪表学会主办的全国本部级办公自动化类科普半月月刊。致力宣传国家关于发展办公自动化事业的方针政策，交流、介绍国内外有关办公自动化技术的动态、信息，探讨和解答办公自动化工作过程中出现的问题，反映实际工作者的呼声和建议。

　　四、大数据视野下电子公文归档带来的机遇与挑战

　　大数据技术的应用与“存量数字化、增量电子化”的档案信息化战略发展有着相互促进的作用。通过数字化技术，将纸质版等不能被计算机识别的档案资料转换成计算机可读的数据，在数字化基础上逐步推进数据化的分析与应用，尤其是应用 OA 系统后，新产生的电子公文档案信息可直接存储在可分析的数据库中，最终实现电子公文档案成熟度、健康度、存储程度、管理方式、应用范围等全方位的提升。

　　1.电子公文归档与大数据技术应用间的衔接策略

　　(1) 扩大前端控制数据收集范围。除传统档案归档要求的内容外，对背景数据、元数据、处理痕迹、评价数据等同样需要收集，档案的核心功能是凭证与证据，反映的是事件发展的结果，扩大元数据的收集范围，使得“过程”得以呈现，同时可增大数据库存量。

　　(2) 提高电子公文归档的质量。OA 系统的应用使得档案管理前端控制的权限得以增强，组织机构的档案管理人员应对预归档的公文进行二次核对与收集，同时对预归档的文件进行检验，对元数据及时进行补充、完善，为后期著录打好基础，而电子档案著录直接关系到档案信息交换、互联互通，也是大数据目录数据库的关键环节。

　　2.对电子公文档案大数据应用的展望

　　第一，在数据化档案的基础上结合大数据技术应用，给传统的档案管理带来一大转变，就实现了档案从被动的收藏、记录业务延伸至提供价值数据挖掘与分析，从海量数据中寻求知识联系紧密、价值密度高的亮点工程。

　　第二，大数据技术能提高档案的利用率，通过收集从文件产生开始到归档结束全过程中建立者、处理者、应用者、查阅者等的数据资料，通过大数据分析为用户提供人性化的信息推送，与其需求、喜好、关注点相关联，从而实现从简单的被复制、被查阅到主动提供信息动态的转变，最终使档案利用精确性和预见性大大增强，档案利用效率大幅提高。

　　第三，大数据技术使档案应用成果产出更加多样化。大数据技术能在业务开展、辅助决策、科研实践等方面提供更多的价值参考。通过大数据应用，从档案中梳理工作开展的进程脉络，析出业务过程中的流程问题与困难，进而寻找有效的解决措施，提高工作效率;通过对组织机构档案的分析与整理，纵览决策的推进、实施效果与利弊得失，为下一步发展战略的制定提供实践依据，辅助决策的制定;为档案成果编研提供更多素材与方向，发掘有价值的、有推广意义的科研课题。——论文作者：黄思颖彭韵杨石继辉

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文章名称：基于大数据技术与办公自动化系统应用的电子公文归档讨论